ShiftCal vs When I Work
When I Work vende cuadrantes desde 2,50 $/usuario con el fichaje como complemento de pago; ShiftCal incluye asistente de IA, control horario y registro horario legal en un único precio de 2,99 €, además de un plan gratuito. Esta es la comparativa completa.
Respuesta corta: para la mayoría de los equipos de turnos, y en especial fuera de EE. UU., ShiftCal es el paquete más completo: asistente de IA en todos los planes (también en el gratuito), control horario integrado (GPS, selfie y quiosco con PIN o QR) sin coste extra, 8 idiomas, avisos de cumplimiento por país y plan gratuito para siempre hasta 5 empleados. When I Work es un planificador centrado en Estados Unidos con precio de entrada de 2,50 $/usuario, el fichaje se vende como complemento de pago y sus integraciones de nómina se orientan a proveedores estadounidenses.
La estructura de precios es distinta en un punto clave. Los precios anunciados de When I Work (2,50 $, 5 $ y 8 $ por usuario/mes) cubren la planificación; el control horario (Time Tracking & Attendance) aparece como un complemento opcional de pago en cada plan, así que calcula el precio combinado si necesitas fichaje. El plan Pro de ShiftCal es un único precio de 2,99 € por empleado activo al mes con control horario, exportación a nómina y registro horario legal incluidos, y hay un plan gratuito para hasta 5 empleados.
When I Work no tiene plan gratuito comparable — su punto de entrada es una prueba de 14 días —, pero ofrece cosas que ShiftCal no tiene, como mensajería de equipo integrada y compartición de personal entre centros. Ambos productos ofrecen planificación automática, turnos abiertos, intercambios de turno y apps para iOS y Android.
| Función | ShiftCal | When I Work |
|---|---|---|
| Asistente de IA | Crea y edita cuadrantes por chat; responde sobre cobertura, horas y ausencias | No anuncia asistente de IA por chat; ofrece planificación automática |
| Planificación automática | Sí: tiene en cuenta habilidades, coste laboral y reparto justo de horas | Sí: auto scheduling en todos los planes; reglas avanzadas y previsión en Pro y Premium |
| Control horario | Incluido: GPS, verificación por selfie y modo quiosco con PIN o QR | Time Tracking & Attendance se ofrece como complemento opcional de pago en cada plan |
| Descansos | Descansos retribuidos y no retribuidos con avisos legales por país | Registro de descansos dentro del complemento de control horario |
| Nómina | Exportaciones listas para nómina y PDF mensuales firmados de registro horario | Integraciones con Gusto, Paychex, QuickBooks Online, Square Payroll, Rippling y OnPay |
| Plan gratuito | Gratis para siempre hasta 5 empleados y 1 centro, sin tarjeta | Sin plan gratuito; prueba de 14 días sin tarjeta de crédito |
| Precio por usuario | 2,99 €/empleado/mes (precio de lanzamiento); 19% de ahorro con pago anual | 2,50 $ (Essentials), 5 $ (Pro) u 8 $ (Premium) por usuario/mes; fichaje aparte |
| Turnos abiertos e intercambios | Sí: turnos abiertos, intercambios y solicitudes de turno con aprobación del responsable | Sí: OpenShifts e intercambio de turnos en todos los planes |
| Plataformas | Web, iOS y Android | Web, iOS y Android |
| Idiomas | 8 idiomas con detección automática | Producto y web principalmente en inglés |
| Enfoque geográfico | Internacional: avisos de cumplimiento por país y precios en EUR y USD | Principalmente mercado de EE. UU., con integraciones de nómina americanas |
| API y SSO | Plan Enterprise: SSO, API y onboarding dedicado | Plan Premium (8 $/usuario/mes): API, webhooks y SAML/SSO |
Elige ShiftCal si…
- Quieres un asistente de IA que monta y modifica el cuadrante conversando por chat, en lugar de rellenar cuadrículas a mano.
- Necesitas control horario (GPS, selfie o quiosco con PIN/QR) sin pagar un complemento aparte: está incluido en todos los planes de ShiftCal.
- Tu equipo trabaja fuera de EE. UU.: 8 idiomas, avisos de cumplimiento y descansos por país, y precios en euros o dólares.
- Necesitas PDF mensuales firmados y exportaciones listas para nómina para cumplir con el registro horario legal.
- Tienes 5 empleados o menos y quieres un plan gratuito de verdad, no una prueba que caduca.
- Te importa el reparto justo: el planificador automático de ShiftCal equilibra horas, habilidades y coste laboral en el equipo.
Elige When I Work si…
- Necesitas específicamente mensajería de equipo integrada: When I Work incluye chat en la app, algo que ShiftCal hoy no ofrece.
- Gestionas nóminas en EE. UU. y necesitas sus integraciones directas con Gusto, Paychex, QuickBooks Online, Square Payroll, Rippling u OnPay.
- Necesitas compartir personal entre centros y previsión personalizada, disponibles en su plan Pro de 5 $/usuario.
- Solo necesitas cuadrantes, sin fichaje, y te encaja el precio base de Essentials de 2,50 $/usuario/mes: añadir el control horario cuesta aparte.
- Necesitas API, webhooks y SAML/SSO a un precio publicado de autoservicio (Premium, 8 $/usuario/mes).
Comparativa de precios
When I Work cobra por usuario y mes: Essentials a 2,50 $, Pro a 5 $ y Premium a 8 $, todos con prueba gratuita de 14 días sin tarjeta. El control horario (Time Tracking & Attendance) se presenta como un complemento opcional en cada plan, así que el precio efectivo con fichaje es mayor que la tarifa base. No hay plan gratuito. ShiftCal es gratis hasta 5 empleados y 1 centro, y Pro cuesta 2,99 € por empleado activo al mes (precio de lanzamiento, 19% de descuento con pago anual) con control horario, asistente de IA, exportación a nómina y registro horario legal incluidos; la prueba Pro de 14 días no requiere tarjeta.
Los precios cambian y las promociones van y vienen: confirma siempre los precios vigentes en wheniwork.com y en shiftcal.app/pricing antes de decidir. Ambos productos permiten cancelar en cualquier momento, sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Es ShiftCal más barato que When I Work?
Depende de lo que necesites. Solo para cuadrantes, When I Work Essentials (2,50 $/usuario/mes) queda por debajo de ShiftCal Pro (2,99 €/empleado/mes). Si además necesitas fichaje, ShiftCal lo incluye mientras que When I Work vende el control horario como complemento sobre el precio base, con lo que ShiftCal suele salir más barato como paquete completo. Los equipos de hasta 5 personas pueden usar ShiftCal totalmente gratis.
¿When I Work tiene plan gratuito?
No. A julio de 2026, When I Work ofrece una prueba gratuita de 14 días sin tarjeta, pero no un plan gratuito permanente. ShiftCal tiene un plan gratis para siempre hasta 5 empleados y 1 centro.
¿When I Work tiene asistente de IA para cuadrantes?
When I Work ofrece planificación automática y herramientas de previsión, pero no anuncia un asistente de IA por chat. ShiftCal incluye un asistente de IA que crea y edita cuadrantes, responde sobre horas y cobertura, y gestiona ausencias mediante conversación.
¿Cuál es mejor para equipos fuera de Estados Unidos?
ShiftCal está pensado para equipos internacionales: 8 idiomas, avisos de cumplimiento y descansos por país, PDF mensuales firmados de registro horario y precios en EUR/USD. When I Work es un producto principalmente en inglés y sus integraciones de nómina (Gusto, Paychex, Square Payroll y otras) están orientadas a EE. UU.
¿Qué ofrece When I Work que ShiftCal no tiene?
When I Work incluye mensajería de equipo integrada, compartición de personal entre centros e integraciones directas de nómina de EE. UU. (Gusto, Paychex, QuickBooks Online y otras). ShiftCal no ofrece chat interno por ahora; se centra en la planificación con IA, el control horario incluido y los registros listos para cumplimiento.
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